えびの市住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する事務取扱要領

○えびの市住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する事務取扱要領

(平成19年4月4日えびの市告示第119号)

改正	平成24年6月29日告示第113号	平成25年3月25日告示第30号
	平成26年3月25日告示第29号	平成26年12月16日告示第181号
	平成27年12月25日告示第215号	平成29年5月18日告示第107号
	令和3年8月18日告示第161号

第1条　この告示は、住民基本台帳の一部の写し(以下「閲覧台帳」という。)の閲覧に関する事務並びに住民票の写し、戸籍の附票の写し及び住民票の記載事項証明の交付(以下「住民票の写し等の交付」という。)に関する事務についての取扱いを定めることにより、憲法が保障する基本的人権を擁護し、個人のプライバシーを保護するとともに適切かつ円滑な事務の処理を図ることを目的とする。

第2条　市長は、住民基本台帳に記載のある事項のうち住所、氏名、生年月日及び性別の4情報で構成された閲覧台帳を作成し、閲覧に供するものとする。ただし、閲覧台帳は、特別な請求がない限りドメスティック・バイオレンス及びストーカー被害等の支援措置を受けている者を削除したものとする。

一部改正〔平成29年告示107号〕

(閲覧日の事前予約)

第3条　市長は、閲覧台帳の閲覧を申請する者(以下「閲覧申請者」という。)に対し、事前に閲覧日の予約をさせるものとする。

一部改正〔平成29年告示107号〕

(閲覧の申請)

第4条　市長は、閲覧台帳の閲覧を請求する国又は地方公共団体の機関に対し、申請書(別記様式第1号)を閲覧予定日の1週間前までに提出させるものとする。

2　市長は、閲覧台帳の閲覧を申出する個人又は法人等に対し、申請書(別記様式第2号)を閲覧予定日の1週間前までに提出させるものとする。

一部改正〔平成29年告示107号〕

(閲覧誓約書及び資料の提出)

第5条　市長は閲覧申請者に対し、前条に規定する申請書に次に掲げる書類(以下「添付書類」という。)を添付させるものとする。

(1)　閲覧した事項について当該申請の目的以外に使用しない旨及び第三者に提供しない旨を記載した内容の閲覧誓約書(別記様式第3号)

(2)　法人等からの申出の場合は、法人の登記事項証明書(法人の登記のない団体にあっては、団体の業務内容、役員構成、資本の構成及び組織の概要を記載した書類)

(3)　委託を受けての申出の場合は、委託者の概要が分かる資料

(4)　調査研究のための閲覧の場合は、その調査の概要が分かる資料(調査用紙等)

一部改正〔平成29年告示107号〕

(申請内容の確認)

第6条　市長は、前2条に規定する申請書及び添付書類(以下「申請書等」という。)に記載された内容が明確でないとき又は疑義があるときは、必要に応じ閲覧申請者に質問をし、その内容を確認するものとする。この場合において、必要と認めるときは、その内容を明らかにする資料等の提出を求めることができる。

(閲覧者の資格の確認等)

第7条　市長は、閲覧者に対して、公的機関の発行した顔写真付きの身分証明書の提示を求めて、その者の資格等を確認するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、閲覧者が国又は地方公共団体等の職員であるときは、その職員である身分を示す証明書を提示させ、その者の資格等を確認するものとする。

3　市長は、第1項の規定により閲覧者の資格等を確認出来ない場合は、郵送等により当該閲覧者に対して照会した回答書（別記様式第4号）及び市長が適当と認める書類を提示させるものとする。この場合において、当該資格等が確認できたときは、閲覧者に住民基本台帳閲覧申請書兼誓約書(別記様式第5号)を記載させるものとする。

一部改正〔平成24年告示113号・26年181号・29年107号〕

(閲覧の方法等)

第8条　市長は、前条の規定により資格等を確認した閲覧者に対して転記事項を特定した閲覧記録用紙を交付し、その項目に限って転記させ、閲覧終了後に転記された当該記録用紙を複写して控えるものとする。

2　閲覧をできる日は、えびの市の休日を定める条例(平成2年えびの市条例第4号)第2条第1項に規定する市の休日以外の日とする。

[えびの市の休日を定める条例(平成2年えびの市条例第4号)第2条第1項]

3　閲覧場所は、市民環境課内とし、1申請につき閲覧者は2人までとする。

4　閲覧期間は、1申請につき4日間を限度とする。

5　閲覧時間は午前9時から正午まで及び午後1時から午後4時までとする。

一部改正〔平成25年告示30号・29年107号〕

(閲覧の拒否)

第9条　市長は、閲覧台帳の閲覧申請があった場合において、次の各号に掲げる事由のいずれかに該当する場合は、当該申請に応じないことができる。

(1)　閲覧申請者が手数料を納付しないとき。

(2)　執務に支障があると認められるとき。

(3)　天災等により住民基本台帳等が亡失し、又は破損したとき。

(4)　多数の者が一時に閲覧台帳の閲覧申請を行い、その使用が競合したとき。

(5)　申請書等の内容に不備があり、閲覧日までにその修正がなされないとき。

(6)　閲覧に際して、閲覧者が職員の指示に従わないとき。

(7)　プライバシーの侵害又は差別的事象につながるおそれがあると認められるとき。

(8)　前各号に掲げるもののほか、当該申請を拒むに足りる相当な理由があると認められるとき。

(閲覧状況の公表)

第10条　市長は閲覧に係る事項について年1回以上公表するものとし、その公表の方法は、告示その他適宜の方法により行うものとする。

(閲覧の報告)

第11条　申出者は、閲覧後、えびの市住民基本台帳閲覧利用状況報告書(別記様式第6号)を、10日以内に市長へ提出しなければならない。

一部改正〔平成29年告示107号〕

(住民票の写し等の交付の請求)

第12条　市長は、住民票の写し等の交付を請求する者(以下「請求者」という。)に対し、次に掲げる事項を記載した請求書を提出させるものとする。

(1)　請求者の氏名又は名称及び住所又は所在地

(2)　戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号)第11条第2号及び第3号に掲げる者(以下「官公署の職員等」という。)の職務上の請求については、その者の身分又は資格に関する事項

(3)　住民票の写し等の交付を受けようとする者の氏名及び住所又は本籍

(4)　住民票の写し等の交付を請求する具体的理由

(請求者の資格等の確認)

第13条　市長は、請求者が身分、資格等を詐称していると思われるときは、身分証明書等の提示を求め、その者の資格等を確認するものとする。

(請求理由等の確認)

第14条　市長は、請求書の請求理由欄に記載された内容が明確でないとき又は疑義があるときは、必要に応じ請求者に質問をし、その内容を確認するものとする。この場合において必要があると認めるときは、その内容を明らかにする資料等の提出を求めることができる。

2　市長は、官公署の職員等が請求する場合において、請求書の請求理由欄に職務上の請求であることが記載されているときは、その内容を更に具体的に明らかにさせることは要しないものとする。

(確認内容の補記)

第15条　前2条の規定による確認をしたときは、その確認内容及び方法を請求書の余白に記載するものとする。

(住民票の写し等の交付の拒否)

第16条　市長は、住民票の写し等の交付の請求があった場合において、次の各号に掲げる事由のいずれかに該当するときは、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第12条第6項又は第20条第5項において準用する第12条第6項の規定により当該請求に応じないことができる。

(1)　請求者が手数料を納付しないとき。

(2)　配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護等に関する法律(平成13年法律第31号)第1条第2項に規定する被害者のうち更なる暴力によりその生命又は身体に危害を受けるおそれがあるものに係る請求であると認められるとき。

(3)　ストーカー行為等の規制等に関する法律(平成12年法律第81号)第6条に規定するストーカー行為等の相手方のうち更に反復してつきまとい等又は位置情報無承諾取得等をされるおそれがあるものに係る請求であると認められるとき。

(4)　プライバシーの侵害又は差別的事象につながるおそれがあると認められるとき。

(5)　請求者が請求理由を明らかにしないとき。ただし、請求者が住民票に記載されている者又はその配偶者若しくは直系親族(以下「本人等」という。)であって、身分証明書等により本人等であることが確認できる場合を除く。

(6)　前各号に掲げるもののほか、住民票の写し等の交付の制度の趣旨を逸脱して不当に利用されるおそれがあると認められるとき。

一部改正〔平成26年告示29号・29年107号〕

(郵便による請求の取扱い)

第17条　市長は、郵便による住民票の写し等の交付の請求があった場合は、原則として第12条から前条までの規定に準じて取り扱うものとする。

(電話による照会の取扱い)

第18条　市長は、電話による住民票等の記載事項に関する照会については応じないものとする。ただし、市長が必要と認めた職務上の照会で、緊急やむを得ないものについては、照会者及び内容等の真偽を確認して電話をかけなおすことによってこれに応ずることができる。

(消除された住民票の取扱い)

第19条　市長は、消除された住民票の写し等の交付の請求があった場合には、第12条から前条までの規定に準じて取り扱うものとする。

(施行期日)

1　この告示は、公表の日から施行する。

(えびの市住民基本台帳等の閲覧等に関する事務取扱要領の廃止)

2　えびの市住民基本台帳等の閲覧等に関する事務取扱要領(昭和57年制定)は、廃止する。

附　則(平成24年6月29日告示第113号)

この告示は、平成24年7月9日から施行する。

附　則(平成25年3月25日告示第30号)

この告示は、平成25年4月1日から施行する。

附　則(平成26年3月25日告示第29号)

この告示は、公表の日から施行する。

附　則(平成26年12月16日告示第181号)

この告示は、平成27年4月1日から施行する。

附　則(平成27年12月25日告示第215号)

1　この告示は、平成28年1月1日（以下「施行日」という。）から施行する。

(経過措置)

2　施行日前に行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律（平成25年法律第28号）第20条第1項の規定によりなお従前の例によることとされた同法第19条の規定による改正前の住民基本台帳法（昭和42年法律第81号）第30条の44第3項の規定により交付された住民基本台帳カード（顔写真貼付のものに限る。）は、施行日から、同条第9項の規定によりその効力を失う時又は当該住民基本台帳カードの交付を受けた者が番号利用法第17条第1項の規定により同法第2条第7項に規定する個人番号カードの交付を受ける時のいずれか早い時までの間は、当該個人番号カードとみなして、第7条の規定を適用する。

附　則(平成29年5月18日告示第107号)

この告示中第1条の規定は公表の日から、第2条の規定は平成29年6月14日から施行する。

附　則(令和3年8月18日告示第161号)

この告示は、令和3年8月26日から施行する。

別記様式第1号(第4条関係)

住民基本台帳の一部の写しの閲覧の請求について

様式第2号(第4条関係)

住民基本台帳閲覧申出書

様式第3号(第5条関係)

住民基本台帳閲覧誓約書

様式第4号(第7条関係)

住民基本台帳閲覧申出に係る閲覧者に関する照会書

様式第5号(第7条関係)

住民基本台帳閲覧申請書兼誓約書

様式第6号(第11条関係)

えびの市住民基本台帳閲覧利用状況報告書