○えびの市戸籍情報システムに係るデータ保護管理に関する規程
(令和4年3月14日えびの市訓令第1号)
改正
令和5年3月23日訓令第2号
(目的)
第1条　この訓令は、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）に定めるもののほか、戸籍担当課における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の適正な運営を確保することを目的とする。
一部改正〔令和5年訓令2号〕
(定義)
第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1)　戸籍情報システム　クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと戸籍担当課に設置した戸籍専用端末により戸籍事務及び関連事務を行うシステムをいう。
(2)　戸籍データ　戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3)　磁気ディスク等　磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4)　ドキュメント　クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイルその他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条　戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条　戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者（以下「保護管理者」という。）を置き、戸籍担当課の課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条　保護管理者は、戸籍データの管理状況及びこれらに関する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2　保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者である市長に報告しなければならない。
(戸籍データ取扱責任者)
第6条　保護管理者を補佐するため、戸籍データ取扱責任者（以下「取扱責任者」という。）を置き、出張所長及び戸籍担当係長をもって充てる。
(戸籍データ保護)
第7条　保護管理者は、戸籍データの漏洩、減失、棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2　戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3　入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならず、また、これを他の業務に利用してはならない。ただし、法令等に定めがあるときはこの限りでない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条　保護管理者は、持ち運び可能な磁気ディスク等については施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をしなければならない。
2　保護管理者は、持ち運び可能な磁気ディスク等には格納した記録内容がわかるようラベルで明示するなど適正な管理をしなければならない。
3　保護管理者は、持ち運び可能な磁気ディスク等の受払及び管理に関しては、ラベルの名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
4　保護管理者は、持ち運び可能な磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去し復元不可能な処理を施したうえで、焼却、裁断等により処分しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第9条　取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し適正な場所に保管しなければならない。
2　取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第10条　保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者に対しID及びパスワードを設定し付与しなければならない。
2　保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。また、サーバ利用に関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。
3　保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から保護管理者に連絡があったときは、対応を協議する体制を設けなければならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第11条　保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で、許可された操作者へID及びパスワードを設定し付与しなければならない。
2　保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。また、保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、ID及びパスワードを付与しなければならない。
3　戸籍情報システムのデータアクセスに関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。
4　保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から保護管理者に連絡があったときは、対応を協議する体制を設けなければならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第12条　保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員（以下「取扱職員」という。）及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し付与しなければならない。なお、戸籍情報システム事業者は戸籍情報システムを操作することは行わず、戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認は取扱職員にて実施するものとする。
2　戸籍情報システムのアクセス履歴は常時記録し、利用状況は保護管理者が必要に応じて確認しなければならない。
(アクセス権限の漏洩防止の措置)
第13条　サーバ、データ又はシステムの各々にアクセスするためのID及びパスワードを付与された者は、ID及びパスワードが他者に漏れることのないよう適切に管理運用しなければならない。
2　保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3　保護管理者は、ID及びパスワードを取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4　取扱職員は、自己のID及びパスワードを他人に漏らしてはならない。
5　戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第14条　保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し必要に応じて次の事項を請求し、取扱状況を把握しなければならない。
(1)　戸籍サーバの使用状況
(2)　戸籍データの使用状況
2　保護管理者は、取扱責任者に次に掲げる事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1)　戸籍情報システムの使用状況
(2)　端末装置の管理状況
(3)　戸籍事務室の管理状況
(4)　その他戸籍情報システムの運用状況
(端末装置の操作)
第15条　取扱職員以外の職員は端末装置を操作してはならない。
2　端末装置の操作及び検索は、戸籍事務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第16条　保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第17条　戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱責任者は取扱職員に対する教育及び訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後、これを年1回以上実施しなければならない。また、新たに取扱職員となった者については、できるだけ早い時期に実施するものとする。
(会議)
第18条　戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議（以下「会議」という。）を置く。
2　会議は、保護管理者が戸籍データ保護に係る事務について必要に応じ開催するものとする。
3　会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4　会議の庶務は、戸籍担当係において処理する。
(委任)
第19条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附　則
(施行期日)
1　この訓令は、公表の日から施行する。
(えびの市戸籍事務の電子情報処理組織に係るデータ保護管理に関する規程の廃止)
2　えびの市戸籍事務の電子情報処理組織に係るデータ保護管理に関する規程（平成12年えびの市訓令第11号）は、廃止する。