えびの市公用文に関する規程

○えびの市公用文に関する規程

(平成18年3月31日えびの市訓令第7号)

改正	平成19年3月28日訓令第2号	平成19年9月26日訓令第11号
	平成21年3月27日訓令第4号	平成22年3月30日訓令第2号
	平成22年8月26日訓令第10号	平成23年3月31日訓令第3号
	平成25年3月25日訓令第4号	平成27年6月1日訓令第5号
	平成28年3月25日訓令第5号	令和元年9月30日訓令第11号
	令和4年3月31日訓令第10号

(趣旨)

第1条　この訓令は、公用文の種類及び分類並びに書き方、用字、用語、文体、書式その他公用文の作成について、別に定めがあるものを除くほか、必要な事項を定めるものとする。

(公用文の種類)

第2条　公用文の種類及び分類は、別表第1のとおりとする。

2　前項の公用文の種類の意義は、別表第2のとおりとする。

(公用文の書き方)

第3条　公用文は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(1)　法令の規定により書式が縦書きと定められているもの

(2)　他の官公庁において書式が縦書きと定められているもの

(3)　賞状、表彰状、感謝状、式辞、祝辞、弔辞等で、縦書きが適当と認められるもの

(4)　その他特に縦書きが適当と認められるもの

(文体)

第4条　公用文の文体は、原則として「である」体を用いる。ただし、公告、掲示の類及び対外文書の類は、「ます」体を用いるものとする。

2　文語体の表現はやめて、わかりやすい口語体の表現になるよう努めるものとする。

3　文章はなるべく区切って短くし、接続語や接続助詞などを用いて文章が長くならないよう努めるものとする。

4　不必要な修飾語やあいまいな言葉、まわりくどい表現はやめて、簡潔な、論理的な文章となるよう努めるものとする。

5　文章には、できるだけ一見して内容の趣旨がわかるように、簡潔な標題をつけるものとする。また、標題の終わりには、「通知」及び「回答」のような文書の種類を括弧書きするものとする。

6　内容に応じ、なるべく箇条書の方法をとりいれ、一読して理解しやすい文章となるよう努めるものとする。

一部改正〔平成27年訓令5号〕

(用語)

第5条　特殊な言葉を用いたり、堅苦しい言葉を用いたりすることをやめて、日常一般に使われているやさしい言葉を用いるものとする。

2　使い方の古い言葉を使わず、日常使い慣れている言葉を用いるものとする。

3　言いにくい言葉を使わず、口調のよい言葉を用いるものとする。

4　音読する言葉はなるべく避け、耳で聞いて意味のすぐわかる言葉を用いるものとする。

5　音読する言葉で、意味の二様にとれるものは、なるべく避けるものとする。

6　同じ内容のものを違った言葉で言い表すことのないように統一するものとする。

(用字)

第6条　文字は、漢字及び平仮名を用いる。

2　外国の地名及び人名、外来語その他片仮名が適当と認められるものは、片仮名を用いるものとする。

3　漢字、仮名遣い及び送り仮名は、次に掲げるものによる。ただし、地名その他の固有名詞及び専門用語については、この限りでない。

(1)　常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)

(2)　現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)

(3)　ローマ字のつづり方(昭和29年内閣告示第1号)

(4)　送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

(5)　公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)

(6)　法令における漢字使用等について(平成22年11月30日内閣法制局長官決定)

(7)　法令における拗音及び促音に用いる「や・ゆ・よ・つ」の表記について(昭和63年内閣法制局総発第125号)

(8)　「異字同訓」の漢字の用法(昭和47年国語審議会漢字部会)

(9)　外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)

(10)　人名用漢字一覧

一部改正〔平成23年訓令3号〕

(数詞)

第7条　左横書きの場合は、原則として、アラビア数字を用いるものとする。

2　3桁ごとに区切る必要がある数字については、「，」により区切るものとする。ただし、年号、文書番号及び電話番号は、この限りでない。

3　小数、分数及び帯分数については、次の例による。

(1)	小数	0.123
(2)	分数		又は2分の1
(3)	帯分数

4　日付、時刻及び時間の書き方は、次の例による。

(1)　日付　平成18年4月1日(省略する場合　平成18.4.1)

(2)　時刻　午後10時20分(省略する場合　午後10：20)

(3)　時間　9時間20分

5　次に掲げる場合は、漢数字を用いるものとし、次の例による。

一休み、二言目、二日間、三月(みつきと読む場合)

(5)　数の単位として用いる語

120万、1,200億、10兆

6　縦書きの場合は、漢数字を用いるものとする。

一部改正〔平成27年訓令5号〕

(見出し符号)

第8条　条例、規則、規程形式をとる訓令及び要綱並びに要領の条名、項番号及び号番号の書き方は、次に掲げる例による。

2　一般の公用文の項目を細分する場合は、次に掲げる例による。ただし、項目が少ないときは、最初の見出し記号「第1」又は「第一」は、省略することができる。また、見出し記号の書き方は、「第1」又は「第一」は一字目から、「1」又は「一」以下は、順次1字ずつ繰り下げて書き出すものとする。

3　見出し符号には、句読点をうたず、1字分あけて次の字を書き出す。

一部改正〔平成27年訓令5号〕

(符号)

第9条　符号の用い方は、次の各号に掲げるとおりとし、当該各号の例による。

(1)　「。」(まる)

ア　一つの文を完全に言い切ったところに必ず用いること。また、「　」及び(　)の中でも、文の終わりには「。」を用いるが、文が名詞形で終わるときは、付けないこと。ただし、更に文が続くときは、「。」を付けること。

イ　各号で列記した文が、「こと」又は「とき」で終わる場合には、「。」を付けること。

ウ　前号の規定にかかわらず、次に掲げる場合は、「。」は用いないこと。

(ア)　事物の名称を列記する場合

(イ)　題目、標語など簡単な語句を掲げる場合

(ウ)　言い切った文を、括弧を用いないで、「と」又は「か」で受ける場合

ア　一つの文中で、言葉の切れ続きを明らかにする必要があるところに用いること。ただし、多く使いすぎて、かえって全体の関係が不明になることがないように注意すること。

イ　文の主題を示す「は」、「も」などの後に用いること。ただし、主語、述語の関係にある簡単な語句、条件の句の中又は文の末にあるときは、「は」、「も」の後でも「、」は用いなくてもよい。

ウ　名詞を並列して用いる場合には、各名詞の間に用いること。ただし、並列する語句が二つ以上の場合は、最後の二つの語句の間には、「及び」、「又は」などを用い、「、」は用いない。

例　国、県及び市町村

高度の知識、技能又は経験

エ　二つ以上の形容詞、副詞及び動詞を「及び」、「又は」などの接続詞で結ぶ場合には、その接続詞の前に用いること。

例　所有し、占有し、又は管理する…

オ　形容詞、副詞及び動詞を並列して、最後の語句の後を「その他」でくくるときは、「その他」の前に用いること。

例　免職し、休職し、その他著しく不利益な処分…

カ　句と句をつなぐ「かつ」の前後に用いること。

例　通知し、かつ、公表する。

キ　文のはじめに置く接続詞及び副詞の後に用いること。

例　また、なお、ただし、したがって、しかし、すなわち、

ク　叙述に限定を加え、条件をあげる語句の後に用いること。

例　雨の場合には、大会は延期する。

ケ　次のような場合には「、」を用いないこと。

(ア)　直接後の語句に続く場合、ひとまとまりと考えられる場合及び一続きのものと認められる場合

(イ)　名詞を並列して「その他」でくくる場合の「その他」の前

ア　比較的短い語形の名詞を並べる場合、又は「、」とあわせて用いること。なお、「・」を用いたときは、「及び」、「並びに」の接続詞を省略することができる。

例　新聞・雑誌・放送

イ　外国の地名、人名その他の固有名詞又は外来語の区切りに用いること。

次に続く説明文又はその他の語句があることを示す場合に用いること。

例　電話：35－1111

(6)　「～」(なみがた)

時、所、数量、順序などを継続的に示すときに用いること。

例　第1条～第5条

(7)　「―」(ダッシュ)

語句の説明や言いかえ、又は丁目、番地を省略して書く場合に用いること。

例　赤―止まれ

(8)　「「　」」(かぎ括弧)

用語を定義する場合、語句を引用する場合、特に注意を喚起する語句を差しはさむ場合等に用いること。

(9)　「(　)」(括弧)

語句又は文の後に注記を加える場合、法令や条例などの条文の見出し、その他簡単な独立した語句の左右を囲む場合等に用いること。

(10)　「〔　〕」(そで括弧)

(　)の中にさらに括弧書きが必要な場合に用いること。

(11)　「々」・「〃」・「ゝ」・「ゞ」(くり返し符号)

「々」及び「〃」を除き、原則として用いないこと。

(12)　疑問符「？」及び感嘆符「！」は、原則として用いないこと。

一部改正〔平成27年訓令5号〕

(ふりがな等)

第10条　漢字にふりがなを付ける場合は、その字の上部に付けるものとする。

2　傍点及び傍線を付ける場合は、傍点は語句の上部に、傍線は語句の下部に付けるものとする。

(使用する用紙)

第11条　用紙は、原則として、日本産業規格A列4番を縦長に用いるものとする。

一部改正〔令和元年訓令11号〕

(文書のとじ方)

第12条　文書は、左とじとする。ただし、次の各号に掲げる場合は、当該各号に定めるとおりとする。

(1)　縦書文書のみをとじるときは、右とじ

(2)　日本産業規格A列4番用紙を横長に用いたときは、上とじ

(3)　左横書き文書と、左に余白のない縦書き文書又は袋とじ縦書き文書をとじるときは、縦書き文書を裏とじ(背中合わせ)

一部改正〔令和元年訓令11号〕

(文書のつくり方)

第13条　対外文書の一般的書式は、次のとおりとする。

(1)　文書番号及び発信年月日は、用紙の中央やや右から書き出し、終わりは1字分空けること。

(2)　宛名の書き出しは、1字分空けること。

(3)　さし出し名は、用紙の中央やや右から書き出し、終わりは1字分空くようにすること。

(4)　標題は、3字分空けて書き出し、2行以上にわたるときは、各行の初字をそろえ、最後の行を除き、各行の終わりは3字分空けること。

(5)　文書を書き出す場合及び文中の行を改める場合には、1字分空けて書き出すこと。

(6)　次の文章を「なお」で付け加える場合及び文章の一段落では、行を改めること。ただし、次の文章が「ただし」で始まるもの、「この」、「その」で付け加えるもの等は、行を改めないこと。

(7)　「下記のとおり」等の下に書く「記」は、文書の中央に書くこと。

2　公用文の文例及び書式は、別表第3のとおりとする。

一部改正〔平成27年訓令5号〕

附　則

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附　則(平成19年3月28日訓令第2号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附　則(平成19年9月26日訓令第11号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附　則(平成21年3月27日訓令第4号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附　則(平成22年3月30日訓令第2号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附　則(平成22年8月26日訓令第10号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附　則(平成27年6月1日訓令第5号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附　則(平成28年3月25日訓令第5号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

1	例規文書　法規文書、公示文書及び令達文書をいう。
	(1)	法規文書
		ア	条例
			地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき、市議会の議決を経て制定するもの
		イ	規則
			法第15条の規定に基づき、市長が制定するもの
		ウ	要綱
			条例、規則及び訓令により市長の権限に属するとされる事項で、事務の執行に係る裁量基準等を定めるもの
		エ	要領
			条例、規則、訓令又は要綱の実施に関する事務の手続き及び一般的事務の処理手続きを規定するもの
	(2)	公示文書
		ア	告示
			行政機関が法令等の規定に基づいて公示すべき事項又はその権限に基づいて公示すべき事項又はその権限に基づいて処分若しくは決定した事項、その他特に重要な事項について、広く一般に知らせるために公示するもの
		イ	公告
			一定の事項又は事実を広く一般に知らせるために公示するもので告示以外のもの(試験の実施、講習会の実施等)
	(3)	令達文書
		ア	訓令
			市長が、各機関に対し、権限の行使について指揮するために発する命令で基本的事項を内容とするもの
		イ	庁達
			所属機関又は所属職員に対して、職務執行上の細目的事項や法令の解釈・運用の方法等を示し、一定の行為を命ずるもの
		ウ	達
			行政庁がその権限に基づき、特定の個人又は団体に対して、一方的に、特定の事項についての行為や不作為を命じ、又は与えた許可、認可等を取り消す場合に発するもの
		エ	指令
			個人又は団体からの申請、出願その他の請求に基づいて許可、認可、不許可等の処分をなし、又は指示するもの及び権限でこれらの者に対し特定の事項を命令し、禁止し、若しくは指示し、又は既に与えた許可、認可等の処分を取り消すもの
2	一般文書　例規文書以外の文書をいう。
	(1)	対外文書
		ア	照会
			行政機関又は私人との間において、事実、状況、意思等を問い合わせ、何らかの回答を求め、又は情報の提供を求める文書
		イ	依頼
			ある一定の行為(調査、設備の借用、講演会の講師など)の実現を特定の相手方に求める文書
		ウ	送付
			書類、物品等を送る場合に発する文書
		エ	協議
			一定の事項について打ち合わせ、相手方の同意を求める文書
		オ	回答
			照会、依頼、協議等に対して答えを表示する文書
		カ	通知
			特定の相手方に対して、一定の事実、処分又は意思を知らせる文書
		キ	進達
			個人、団体等からの申請、願、届等の経由文書を、国、県等に取り次ぐ文書
		ク	報告
			ある事実について、その経過や結果を、国、県、委任者等に知らせる文書
		ケ	申請
			所管の行政機関に対して、許可、認可、承認、登録、補助金の交付その他一定の行為を求める文書
		コ	届
			一定の事項を行政機関等に知らせるために届け出る文書
		サ	副申
			経由行政機関が、提出された書類等を進達する際に、これに対して意見を付して送達する文書
		シ	願
			所管の行政機関に対し、一定の事項を願い出る文書(入学願、受験願書等)
		ス	督促
			請求された行為又は義務づけられた行為が行われない場合に、それを促す文書
		セ	諮問
			附属の調査機関又は審議機関に対して、調査、審議を求め、又はそれに基づく意見を求める文書
		ソ	答申
			諮問を受けた機関が、その諮問事項について意見を述べる文書
		タ	建議
			諮問機関等が、その属する行政機関に対して、自発的に意見や希望を申し出る文書
		チ	勧告
			行政機関が、その権限に基づいて、特定の事項について相手方に対してある措置を勧め、又は促す文書
	(2)	対内文書
		ア	伺
			事案の処理について、処理権限をもつ者に説明し、その意思決定を受けるために作成する文書
		イ	復命書
			職員が、会議への出席や事件の調査などを命じられた場合に、その経過、内容及び結果を上司に報告するために作成する文書
		ウ	上申書
			職員が上司に対して、又は他の行政機関に対して、意見や事実等を申し述べる場合に作成する文書
		エ	内申書
			上申書と同様な文書であるが、主として人事関係の事項について用いられる文書
		オ	事務引継書
			退職、異動等により、職員が従来担当していた事務の処理状況等について、後任者に引き継ぐ際に作成する文書
		カ	辞令
			任命権者が、職員の身分、給与、その他の人事上の異動について、そのことを記載して本人に交付する文書
		キ	進退伺
			重大な事故を起こした者が、その所属長に対し、自己の責任を感じて謹慎の意を表し、自らの進退を上司に預けて、処断を待つために提出する文書
		ク	始末書
			事故を起こした者が、所属長に対し事故発生当時の状況を報告するために提出する文書
		ケ	てん末書
			事故発生に直接責任がない場合、又は事故が軽易な場合に、事故の状況及びてん末を上司に報告するために提出する文書
		コ	供覧
			配布を受けた文書又は起案を必要としない軽易な文書について、その処理についての指示を受け、又は単に確認を求めるために上司に閲覧させる文書
		サ	回覧
			ある事項を職員に周知させるために閲覧させる文書
	(3)	その他の一般文書
		ア	あいさつ文
			式典などに際して、主催者、来賓、受賞者などが、その式典などの意義、感想、お祝いの言葉などを述べる場合に用いる文書
		イ	書簡文
			公務員としての資格で私文書と同じような形式で依頼、御礼、案内等を内容とした文書
		ウ	賞状
			展覧会、品評会、競技会等の行事又は学校、講習所などの教育課程において、優秀な成績を収めた者を賞する文書
		エ	表彰状
			一般の模範となるような個人、団体等の行為をたたえてこれを賞賛し、広く一般に顕彰する文書
		オ	感謝状
			事務・事業等を遂行するに当たり、積極的に協力し、又は援助した者に対し、感謝の意を表するために発する文書
		カ	争訟関係文書
			(ア)	審査請求書
				行政庁の決定又は処分(不作為を含む。)を不服とする者が、法律(条例)に定められた行政庁に対して、審査を請求する文書
			(イ)	再審査請求書
				行政庁の処分につき法律に再審査請求をすることができる旨の定めがある場合に、審査請求の裁決に不服がある者が、再審査を請求する文書
		キ	契約関係文書
			(ア)	契約書
				2以上の当事者の相対立する意思表示の合致によって成立する取決めを契約といい、その成立した取決めを証するために、当事者双方で取り交わす文書
			(イ)	仮契約書
				本契約書を作成する前に作成される文書
			(ウ)	覚書
				契約書を取り交わす前に、原則的な事項又は基本的な事項について取決めをする場合に作成する文書
			(エ)	請書
				特別の事情により契約書の作成を省略した場合に、履行上の紛議を避けるため、後日の証拠として、地方公共団体に提出される文書
			(オ)	協定書
				具体的な権利義務について定めるものではなく、一定の方針について約束する場合又は大局的な立場において取決めをする場合に作成する文書
			(カ)	示談書
				紛争について、裁判によらず、当事者間において解決し、和解条件を記載して交換する文書
			(キ)	念書
				義務の履行について、債務者が債権者に対して差し入れる文書
			(ク)	確約書
				ある事項について、将来履行することを確実に約束したことを記載した文書
			(ケ)	委任状
				特定の者に一定の事項を委任したことを示した文書
		ク	その他の文書
			(ア)	請願書
				個人又は法人その他の団体が国又は地方公共団体の機関に対して、ある事項について希望を述べる文書で、別に法律の定める場合を除いては、請願法(昭和22年法律第13号)の定めるところによりなされることが必要
			(イ)	陳情書・要望書
				個人又は法人その他の団体が国又は地方公共団体の機関に対して、ある事項について実情を訴え、措置の希望を述べる文書
			(ウ)	意見書
				地方公共団体の議会が当該地方公共団体の公益に関する事件について、議会としての意見をまとめて、関係行政機関に提出する文書
			(エ)	議案
				地方公共団体の議会において議決すべき事件について、議会の審議を求めるために提出する案文
			(オ)	会議録
				会議の次第を記録した文書
			(カ)	証明書
				特定の事実又は法律関係の存否を事実のものと証する文書
			(キ)	証書
				合格証書、修了証書、各種免許状等特定の事実又は法律関係の存否について、その内容を表示した文書
			(ク)	その他
				調書、見積書等

一部改正〔平成28年訓令5号〕

別表第3(第13条関係)

1	法規文書の書式
	(1)	基本形式
		ア	公布文は、条例及び規則を公布する旨の市長の意思を表明する文書であり、市長が署名する。
		イ	条例番号等は、暦年による一連番号とし、総務課において条例等番号簿により番号をとること。
		ウ	条文の数の多いもので、章、節等に別れている場合は、必ず目次を置くこと。
		エ	題名の初字は、第4字目からとし、2行にわたるときも、また第4字目から並べて書くこと。
		オ	目次中括弧書きの条名が3条以上の場合は「―」でつなぎ、2条の場合は「・」でつなぐこと。
		カ	本則は、おおむね次の順序により規定する。
			(ア)	総則的規定　全体に通ずる原則的・基本的事項
			(イ)	実体的規定　中心的な内容を成す実体的事項
			(ウ)	雑則的規定　実体的規定を前提として、その全般にわたって共通に適用される事項で、しかも総則的規定とするには適しない手続的・技術的事項
			(エ)	罰則規定
		キ	条例及び規則中に、他の法令又は条例若しくは規則を引用する場合には、その法令の題名又は件名を掲げ、その右に公布年及び法令又は条例若しくは規則の番号を括弧書きすること。ただし、一つの条例及び規則の中に同一の法令又は条例若しくは規則を引用する場合には、最初の引用のときだけ公布年及び法令又は条例若しくは規則の番号を括弧書きすること。
		ク	附則は、おおむね次の順序により規定する。
			(ア)	その条例及び規則の施行期日に関する規定
			(イ)	既存の条例及び規則の廃止に関する規定
			(ウ)	その条例及び規則の制定に伴う各規定の適用関係に関する規定
			(エ)	(ウ)以外の他の経過措置に関する規定
			(オ)	既存の条例及び規則の改正に関する規定
			(カ)	(オ)の改正規定に伴う経過措置に関する規定

　　備考　「×」は、1字空けることを示し、「○」は、記載する文字を示す(以下同じ。)。

(2)	条例
	ア	新設する場合

	イ	改正する場合
		(ア)	全部改正の場合

備考　条例等を全部改正する場合の形式は、「えびの市○○○○条例(平成○○年えびの市条例第○○号)の全部を改正する。」旨の柱書きを置くことを除き、全て条例を新設する場合の形式による。

			(イ)	一部改正の場合

備考　

1　改正は、どのように字句を「改め」、「加え」、「削る」のかを考え、必要最小限度の改正を行うこと。

2　句点「。」のついた文章は、句点を入れないで引用すること。

3　読点「、」は、その次の字句に従属するものと解されるので読点を含む字句の追加、削除は注意すること。

		ウ	廃止する場合
			(ア)	単一の場合

			(イ)	同時に数条例を廃止する場合

			(ウ)	附則で条例を廃止する場合

	(3)	規則
		規則の制定、改正、公布等は、条例に準じて行う。
		規則番号は条例番号の例による。
2	公示文書の形式
	(1)	告示
		告示番号は、暦年による一連番号とし、総務課備付けの公示番号簿により番号をとる。
		ア	事実その他を告示する場合
			(ア)	件名を付ける場合

			(イ)	件名を付けない場合

		イ	規程形式の場合
			(ア)	新設する場合

			(イ)	全部改正及び一部改正並びに廃止の場合は、条例の例による。
	(2)	公告
		公告番号は、暦年による一連番号とし、総務課備付けの公示番号簿により番号をとる。

3	令達文書の形式
	(1)	訓令
		番号は条例番号の例による。
		ア	新設する場合

備考　

　　附則で施行期日を規定する場合は、「この訓令は、元号○○年○○月○○日から施行する。」「この訓令は、公表の日から施行する。」と規定し、「この訓令は、公布の日から施行する。」とはしない(訓令には公布文がないため。)。

		イ	改正する場合

		ウ	廃止する場合は、条例の例による。
	(2)	訓令を除く令達文書の文例及び書式
		ア	文書番号は、右上方に書くものとし、最後を1字空けること。
		イ	宛名は、用紙の中央から書き出し、終わりは1字空ける。宛名に住所等を記載するときは、用紙の中央から書き出し、終わりは1字空けること。
		ウ	本文は、1字空けて書き出すこと。
		エ	年月日は、左に3字空けて書き出すこと。
		オ	市長名は、用紙中央やや右から書き出し、公印を押した後、1字空くようにすること。
		カ	公印は、市長名の最後の文字の中央にかかるように押印すること。
		キ	割印は、原議を下にし、許可書等の上端中央に押すこと。
		ク	文書番号は、暦年による一連番号とし、総務課備付けの条例等番号簿により番号をとる。
		ケ	書式は次のとおりとする。
	許可、認可

4	一般文書の文例及び書式
	(1)	文書記号番号は、右上方に書くものとし、最後を1字空けること。
	(2)	文書番号は、年度ごとの一連番号とする。
	(3)	年月日は、文書記号番号の下の方に文書記号番号と書き出しをそろえて書き、最後を1字空けること。
	(4)	宛名の書き出しは、1字空けること。敬称については、原則として「様」を用いること。ただし、法令で定められた様式でこれによらなければならないもの等特別の事情がある場合は、この限りでない。また、株式会社、財団法人等宛の場合、「(株)」、「(財)」などの略称は用いないこと。
	(5)	市長名は、用紙のやや中央右から書き出し、公印を押した後、1字空くようにすること。
	(6)	公印は、市長名の最後の文字の中央にかかるように押印すること。ただし、重要な文書以外の文書については、公印を省略することができる。公印を省略する場合は、発信者の下に「(公印省略)」と表示する。
	(7)	標題は、3字空けて書き出し、書き切れないときは、その行の終わりを3字空けて行を改めること。この場合、(通知)、(照会)、(回答)等の文書の種類を明らかにする語を添えること。
	(8)	書き出しは、文頭では「このこと」を用い、文中では「標記」を用いる。
	(9)	ただし書は、行を改めないこと。
	(10)	なお書は、行を改めること。
	(11)	「下記のとおり」等で下に書く「記」は、文書の中央に書くこと。
	(12)	日付は省略せずに元号○年○月○日と書くこと。
	(13)	時刻を表す場合は、本文中では、なみがた「～」や24時間制は使用しないこと(表中では使用可能)。
	(14)	文書の右下部に、主務課名を括弧書きすること。
	(15)	照会その他の便宜に資するため、必要に応じ、担当者の係の名称、職名、氏名及び電話番号等を記載する。
	(16)	割印は、原議を下にし、発送文書の上端中央に押すこと。
	(17)	書式は、次のとおりとする。
		ア	照会、上申、内申、副申、報告、通知、協議、依頼、送付等

		イ	回答

		ウ	事務連絡の場合

備考　文書取扱課名は、文書番号に対応するものであるため、「事務連絡」の場合は、文書取扱課の表示ではなく、事務担当者の係名、氏名等を記載すること。

5	伺文
	(1)	議案伺い
	起案の方法
		ア	起案は、議案伺書を用い、簡明かつ正確に表現すること。これにより起案した内容が、議案となる。
		イ	起案者は、起案した年月日を記入し、及び起案者欄に署名し、主管課での決裁後、総務課行政係長及び総務課長の合議を経て決裁を受けなければならない。

	議案
		ア	条例議案の場合

		イ	一般議案の場合

	(2)	起案
		起案の方法
		ア	起案は、回議用紙(えびの市文書管理規則(平成18年えびの市規則第17号)第19条第1項に規定する回議用紙)を用い、平易な言葉で簡明かつ正確に表現すること。
		イ	起案日は、起案者が起案した年月日を記入し、決裁を受けなければならない。
		ウ	決裁区分欄は、市長の決裁を要する場合は「甲」、副市長の専決の場合は「乙」、課長の専決の場合は「丙」を表示する。
		エ	取扱区分欄は、例規となるものについては「例規」、秘密に属するものは「秘」、重要なものは「重要」、急を要するものは「至急」を表示する。
		オ	発送区分欄は、広報に登載するものは「広報登載」、郵便等により発送するものは「郵便　親展　書留　特定記録　配達証明　内容証明　荷物」、通信回線等により発送するものは「電報　FAX送信　LGWAN送信　電子メール」、職員が送達するものは「使送」、えびの市行政協力員に関する規則(平成25年えびの市規則第4号)第2条に規定する行政協力員により送達するものは「行政事務連絡」の略符号を表示する。
		カ	保存期間欄は、「30年　10年　5年　3年　1年」の保存期間を表示する。
		キ	起案者欄は、起案者が署名する。
		ク	文書審査欄は、文書取扱責任者が起案文書の審査を行い、押印する。
		ケ	決裁日は、決裁を受けた日を記入する。
		コ	施行日は、決裁後施行した日を記入する。
		サ	起案の添付資料については、1)回議用紙、2)施行文案、3)処理理由等、4)参考資料、5)収受文書(収受文書による起案の場合)の順にとじて決裁を受ける。
		シ	施行文案については、上部余白に「(案)」と朱記し、施行する文書と同じものを記載する。
		ス	合議は、必要かつ最小限の範囲に限り、事前に協議することによって省略することができる。

	(回議用紙裏面)

6	復命書
	復命書は、会議への出席や事務事業等の調査を命じられた場合に、その経過、内容及び結果を上司に報告するために作成する文書である。復命は、原則として文書で行うが、軽易な事項については、口頭で復命することができる。
	(1)	2名以上の者が同一の内容を同時に復命するときは、連名とする。
	(2)	復命事項は、要点をまとめ、なるべく箇条書とする。また、長文で複雑なものは、要点と結論を最初に書くようにする。
	(3)	添付資料がある場合は、整理して見出し等をつける。
	(出張による復命書)

	(会議による復命書)

7	事務引継書
	事務引継書とは、職員が退職、休職又は転任した場合において、担当していた事務の処理てん末を後任者又は所属の上司に引き継ぐ場合に作成する文書をいう。
	事務引継書には、おおむね次のような事項を記載する。
	(1)	引継事務の概要
	(2)	引継文書の目録(ファイル基準表による)
	(3)	処理未了事項
	(4)	未着手事項及びこれに対する処理の順序、方法、意見等
	(5)	将来企画すべき事項及びこれに対する方法、意見等
	(6)	その他事務引継ぎに必要な事項

一部改正〔平成21年訓令4号・22年2号・10号・23年3号･25年4号・27年5号・令和4年10号〕